Zes vragen aan Taakie, winnaar Challenge 'Ondersteunen vrijwilligerscoördinator sportclubs'

De tool ‘Taakie’ biedt clubs de mogelijkheid om heel specifiek en heel persoonlijk leden te benaderen voor vrijwilligersfuncties. Door een eerdere screening worden er alleen taken ‘aangeboden’ die voor 60% matchen met de gedachten van de potentiële vrijwilliger. Taakie werd onlangs uitgeroepen tot winnaar van de innovatiechallenge ‘Ondersteunen vrijwilligerscoördinator sportclubs’.

Zes vragen aan Taakie
Met innovatiechallenges willen VWS en Sportinnovator innovaties in de sportsector en op het gebied van vitaliteit en bewegen bevorderen. Om een kijkje te geven hoe zo’n innovatie tot stand komt, laten we initiatiefnemer Niels van Weert aan het woord.

Wat houdt Taakie in?
‘Taakie is een tool die alle vrijwilligers waar een vereniging eventueel beroep op kan doen in kaart brengt. Taakie registreert die mensen en koppelt ze aan de door de vereniging ingevulde taken. Door middel van een vragenlijst, die wel wat wegheeft van een beroepskeuzetest, worden de interesses van eventuele vrijwilligers in kaart gebracht en automatisch gekoppeld aan functies die bij iemand passen. Vanuit Taakie volgt er na een ‘match’ een geautomatiseerd whatsappberichtje, waardoor iemand persoonlijk wordt benaderd voor de functie in kwestie. De ontvanger kan dan op drie manieren reageren. 1: Ja, ik wil deze taak graag uitvoeren, 2: nee, maar ik vind het wel een leuke taak, 3: nee, deze taak past niet bij me. Deze antwoorden worden vervolgens ook weer geregistreerd, waardoor je een steeds beter beeld krijg van een persoon en welke taken goed bij hem passen.

Waarom hebben jullie de challenge gewonnen?
‘In het kort: omdat de organisatie van de challenge het een goed idee vond. Vooral de persoonlijke benadering werd goed ontvangen. Het is bewezen dat persoonlijke benadering goed werkt. Dat heeft er mede voor gezorgd dat onder anderen ons project tot winnaar van de challenge is benoemd.

Hoe is het project tot stand gekomen?
'De hele systematiek doen we al zo’n tien jaar vanuit sportservice, maar dan met workshops. Daar deden we in principe het zelfde. We gingen langs bij een vereniging en inventariseerden we welke taken er waren en wat voor vrijwilligers er al aan boord waren. Vervolgens voerden we een interne campagne en gingen we mensen bellen om ze persoonlijk te benaderen. Dat hele matchingsproces deden we telefonisch en het werkte super goed. In tien jaar hebben we ongeveer 1.800 verenigingen zo aan 70.000 vrijwilligers geholpen. Alleen het was echt tijdrovend en de overdracht van ons naar de vereniging was toch wat ingewikkeld en toen zijn we gaan kijken om het te automatiseren. Daarnaast willen we met Taakie ervoor zorgen dat mensen worden uitgenodigd voor een functie die echt goed bij ze past. Dan zijn mensen sneller geneigd om ‘ja’ te zeggen.

Welke stappen hebben jullie doorlopen?
'We zijn bezig met het in kaart brengen van de wensen van verenigingen en talenten van de vrijwilligers. Dat is nu waar we mee bezig zijn. Als we dat inzicht hebben, gaat Taakie geautomatiseerd werken. Die vragenlijst op basis waarvan we deze inzichten willen krijgen, is ontwikkeld door onze partner. Je moet denken aan vragen als: Als er iets georganiseerd moet worden A: help ik graag, B: doe ik graag mee, C: ik doe niet graag mee aan evenementen. Dit is wel de moeilijkste stap om te doorlopen, het formuleren van de vragen. Daar zitten we nu midden in. En het is straks de bedoeling dat we Taakie sportspecifiek kunnen gaan aanbieden.

Wat gaat er nu gebeuren? Wat zijn de vervolgstappen?
'Wat er nu staat is het minimale, het prototype zeg maar. Zowel de vragenlijst als de tool/het platform moet binnen 2 tot 3 weken af zijn. Het is de bedoeling dat we in april kunnen gaan testen, maar de huidige corona-omstandigheden kunnen natuurlijk wel van invloed zijn op hoe dat gaat. Maar als er uiteindelijk getest kan worden, gaan we daar hard mee aan de slag. De vragenlijst willen we onder honderd mensen gaan testen. Daarna bieden wij hen drie taken aan waarvan wij denken dat die bij hen passen. Dat moet voor 70% matchen. Die andere 30% moet dan worden gegenereerd aan de hand van het antwoord dat wordt gegeven op de functies die wij ze voorleggen.

Wat moeten mensen met een vergelijkbaar innovatief idee doen om dit ook te bereiken?
'Wij hebben twee collega’s die dit soort challenges in hun portefeuille hebben. Zij houden de boel goed in de gaten en zijn geabonneerd op allerlei nieuwsbrieven waarin dit soort dingen voorbijkomen. Ik kan mensen aanraden hun ogen en oren goed open te houden en abonneer je op alle subsidiemogelijkheden die er zijn. Denk dan inderdaad aan Sportinnovator, StartHubs, ZonMw, dat zijn de dingen om goed in de gaten te houden.